PIM-Implementierung erfolgreich gestalten

So wird aus Ihrer PIM-Implementierung eine Erfolgsstory

Die Implementierung von Product-Information-Management-Software (kurz PIM) ist ein wesentlicher Schritt, um sich für den Wettbewerb unserer digitalen Welt zu rüsten. Durch die Digitalisierung ihrer Produktdaten und -informationen sind Unternehmen in der Lage, die Schnittstellen zu Shops und Kanälen automatisiert und in Echtzeit zu bedienen. Erst durch eine solche Transformation gelingt es Unternehmen, weltweit die Potenziale der Digitalisierung voll zu nutzen und ihren Product Content effizient und zielgerichtet an ihre Kund:innen zu bringen.

Ein PIM dient als zentrale Datendrehscheibe für all ihre Produktdatenprozesse. Dabei werden alle Daten und Informationen aus Eingangskanälen, wie zum Beispiel einem ERP-System, im PIM eingespielt, dort verwaltet und im Nachgang in die relevanten Ausgangskanäle wie Online-Shops, Apps und B2B-Marktplätze ausgespielt.

Die Herausforderung bei der PIM-Implementierung: Mit der Installation eines PIM-Systems ist es nicht getan. Die Umstellung auf eine intelligente Softwarelösung fordert mehr: Ein PIM-Projekt mit dem Ziel, neue Prozesse zu gestalten, Konzepte zu entwickeln und diese erfolgreich zu implementieren. Mit dem Ziel das nach Abschluss des Projektes alle Systeme innerhalb der IT-Systemlandschaft eines Unternehmens in Sachen Produktdaten effektiv und effizient zusammenarbeiten. Unterstützung versprechen dabei zahlreiche Servicepartner. Diese werben damit, die komplette Implementierung als sogenannten Full Service für Sie zu übernehmen. Doch ist das nötig? Können Sie und Ihr Team das nicht auch selbst?

Sie können! Welches Implementierungsmodell zu Ihnen passt, hängt dabei ganz von Ihren individuellen Bedürfnissen und Fähigkeiten ab. Mit dem richtigen Konzept und einem guten Fahrplan lässt sich Ihr Projekt schnell und kostengünstig realisieren. Wir verraten Ihnen worauf Sie bei der Wahl zwischen Full Service, Teilservice oder der Implementierung in Eigenregie unbedingt achten sollten.

 

PIM-Implementierung: Full-Service-Projekt oder Eigenregie – die wichtigsten Unterschiede

Bei einem Full-Service-Projekt wird ein Unternehmen damit beauftragt, die Implementierung für Sie zu übernehmen. Ihr Partner führt die komplette Einführung und Umstellung in die neue Softwareumgebung für Sie durch. Dabei kann es sich direkt um den Softwarehersteller handeln oder um einen Servicepartner, dessen Kerngeschäft die Durchführung von Software-Einführungsprojekten ist.

Die Vorteile liegen hier klar auf der Hand: Sie schonen interne Ressourcen – die bekanntlich immer knapp sind – und arbeiten mit Expert:innen des Systems zusammen. Durch jahrelange Erfahrung kennen die Partner die Kniffe im Verlauf einer PIM-Implementierung und lassen diese Weitsicht von Projektbeginn an in die Gestaltung der Softwareumgebung einfließen. Das lassen sich die Anbieter selbstverständlich entsprechend honorieren, wodurch Full Service als das teuerste Modell gilt.

Der wichtigste Unterschied ist jedoch: Sie geben das Steuer ab! Im Zweifel in die Hand eines Unternehmens, das Ihr Produktportfolio und die damit verbundenen Prozesse nur oberflächlich versteht. Die fehlenden Lenkungsmöglichkeiten eines Full-Service-Projekts bringen daher verschiedene Herausforderungen und Risiken mit sich. Werden neue Prozesse und Workflows von außen diktiert, kann es passieren, dass Ihre Mitarbeitenden weniger Akzeptanz für die Umstellung aufbringen. Entstehen die Ideen für neue Prozesse hingegen direkt in den Teams, erkennen diese den Mehrwert und freuen sich auf die neue Softwareumgebung. Außerdem liegt das Know-how für Anpassungen und Umstellungen nicht bei Ihnen, wodurch eine Abhängigkeit zum Implementierungspartner entsteht – selbst über das Projektende hinaus.

Full Service: Die Vor- und Nachteile

+ Interne Ressourcen werden geschont
+ Servicepartner sind Experten für das technische Potenzial des Systems
+ Servicepartner verfügen über Projekterfahrung und Best Practice
– Full Service ist kostenintensiv
– Servicepartner kennen Ihre Organisationsstruktur nicht
– Wenig Lenkungsmöglichkeiten
– Abhängigkeit von Servicepartnern bei Anpassungen
– Know-how-Verlust nach Projektende

 

Implementierungsprojekt in Eigenregie

Bei der selbstständigen PIM-Implementierung sitzen Sie am Steuer. Ihr besonderer Vorteil: Die verschiedenen Abteilungen selbst haben essenzielles Wissen über ihr PIM-System. Und darauf kommt es bei einer PIM-Implementierung an. Allen voran das Produktmanagement, dessen Fachgebiet die Anforderungen an technische Daten sind – vom eigenen Katalog bis hin zu E-Commerce-Partnern. Das Marketing weiß genau, wie die Produkte in Online-Shops durch Texte und Digital Assets glänzen. Eine zentrale Rolle im Projektteam hat die IT inne. Mit ihrem Wissen über die bisherige Softwarelandschaft legen sie den Grundstein für zukünftige Schnittstellen zu anderen Systemen. Zuletzt braucht es noch die richtige projektverantwortliche Person und Ihre Taskforce zur Implementierung ist komplett.

Was in selbst durchgeführten Projekten immer wieder zum Problem werden kann: Bei der Gestaltung von neuen Softwarelösungen gibt es gerade zu Beginn viele richtungsweisende Entscheidungen zu treffen. Und hier kommt der große Nachteil für die Implementierung in Eigenregie zum Tragen: Denn so schleichen sich schnell Unsicherheiten und Fehler ein. Diese kosten wertvolle Zeit sowie Ressourcen und können die Motivation im Team dämpfen. Was Ihnen nun fehlt, ist ein Experte oder eine Expertin für die Gestaltung und Implementierung Ihres Systems mit dem richtigen und individuellen Fahrplan für Sie im Gepäck. Kurzum: Die beste Lösung für eine erfolgreiche PIM-Implementierung ist ein bisschen von beidem: Expertenwissen von Servicepartnern zusammen mit dem fundierten internen Know-how aus Ihrem Unternehmen.

Implementierungsprojekt in Eigenregie: Die Vor- und Nachteile

+ Wertvolles internes Wissen über Produktportfolio
+ Sie werden zu Expert:innen für Ihr System
+ Eigene Prozesse gestalten und leben
+ Know-how bleibt im Unternehmen
+ Hohe Akzeptanz bei der Software-Umstellung
– Keine Best-Practice-Erfahrungen
– Unsicherheiten bei Entscheidungen
– Unerkannte Potenziale des neuen Systems

 

Das Beste aus beiden Welten: Das Hybrid-Modell

Bei der Hybrid-Lösung arbeitet Ihr Projektteam eng mit dem Implementierungspartnern zusammen. Durch die aktive Mitgestaltung Ihres Teams entstehen gelebte Prozesse und zufriedene Anwender:innen. Die Erfahrung zeigt: Die hybride Lösung erweist sich als besonders krisensicher, da sie sowohl eine hohe Akzeptanz als auch kontinuierliche Fortschritte gewährleistet.

Ein hybrides Projektmodell bietet dabei zahlreiche Vorteile, die auf einer engen Zusammenarbeit, maßgeschneiderten Lösungen, einer strukturierten Vorgehensweise und kontinuierlichen Erfolgen basieren. Durch die Kombination von Fachwissen und Erfahrung der Projektbeteiligten wird eine enge Kooperation gefördert, die es ermöglicht, spezifische Anforderungen und Herausforderungen gezielt anzugehen. Diese Zusammenarbeit trägt dazu bei, dass die Lösung optimal auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt wird.

Ein strukturierter Phasenplan sorgt dafür, dass alle Projektbeteiligten jederzeit den Überblick über den Fortschritt und die nächsten Schritte behalten. Dies erleichtert die Planung und ermöglicht es dem Team, durch kleinere, kontinuierliche Erfolge motiviert zu bleiben. Zusätzlich kann durch gezielte Schulungen die Wissensvermittlung optimiert werden. Wenn die Trainings direkt mit den verschiedenen Phasen des Projekts verknüpft sind, sodass das Team zur richtigen Zeit die notwendigen Kenntnisse erlangt, um die Implementierung souverän zu meistern.

Die Unterstützung durch Implementierungspartner und Beratungsteams sorgt dafür, dass bei anspruchsvollen Fragen oder technischen Herausforderungen stets eine Anlaufstelle vorhanden ist. Diese umfassende Unterstützung ermöglicht es, dass das Projekt effizient voranschreitet und schnell an Dynamik gewinnt.
Insgesamt führt das hybride Projektmodell dank seiner flexiblen und adaptiven Struktur zu einem höheren Maß an Effizienz und nachhaltigen Ergebnissen, die langfristig zur Erfolgsgeschichte des Unternehmens beiträgt.

Das Beste daran: Das gesamte Know-how und alle wichtigen Informationen bleiben in Ihrem Unternehmen. So werden Sie selbst zu Expert:innen und können Ihr PIM-System auch nach Projektende flexibel anpassen. Entscheiden Sie sich für ATAMYA als Ihr Integrationsparter, und wir stehen Ihnen natürlich auch über den Projektabschluss hinaus weiterhin zur Verfügung! Wir bei ATAMYA verstehen uns als langfristige Partner und begleiten Sie bedarfsorientiert auf Ihrem Weg der digitalen Transformation, damit Sie das volle Potenzial Ihrer Produktdaten ausschöpfen.